Riunioni virtuali: la nostra guida per renderle efficaci e sostenibili

Come sopravvivere alle ore davanti ad uno schermo senza uscirne esausti e insoddisfatti dei risultati raggiunti?Programmazione e umanità sono gli ingredienti della nostra guida: poche semplici regole per garantire il vostro benessere e la produttività nella distanza:

1. Dedicare 10/15 minuti in apertura alla conversazione libera: valorizzare il contatto umano con una sorta di “appello emotivo”, far sentire tutti accolti, fare il bilancio delle emozioni del momento e anche registrare chi è con voi per piacere o per forza, vi aiuterà a sentirvi delle persone a servizio di un obiettivo e non solo degli instancabili e freddi lavoratori.

2. Definire l’obiettivo puntuale della riunione e condividerlo anticipatamente con i partecipanti, focalizzerà meglio le energie di tutti, permettendovi di dare un perimetro alla conversazione.

3. Stabilire le tempistiche precise, comunicando l’orario di inizio e l’orario di fine dell’incontro; sapere in anticipo il confine temporale della riunione riuscirà a darvi sollievo.

4. Prevedere brevi pause di 5 minuti ogni 50 minuti o comunque dopo ogni “blocco tematico” affrontato: l’umana resistenza allo schermo è limitata e va assecondata!

5. Fissare regole per rendere fluido l’incontro: tempo massimo a intervento, numero degli interventi, momento dedicato a feedback, commenti e spunti; non bisogna trasformarsi nei “vigili urbani” della conversazione, solo dare importanza a quei piccoli accorgimenti che renderanno più puntuali e utili gli scambi.

6. Assegnare ruoli che ottimizzino il processo: uno “scriba”, che sintetizzi i  punti salienti e le decisioni prese in un report da inviare a ciascun partecipante; un “arbitro”, che faccia rispettare i tempi dei singoli interventi richiamando le regole generali.

Insomma “patti chiari, riunione non lunga”: l’ideale è inviare un documento riassuntivo di tutti questi punti in anticipo, insieme all’invitation, in modo che ciascuno sia pronto e possa collaborare attivamente alla buona riuscita dell’incontro.

Il consiglio che indubbiamente vale su tutto è quello di creare le condizioni per favorire ascolto e partecipazione, senza perdere di vista l’obiettivo e trasformando la riunione in un momento importante e fertile per la condivisione e la produttività. E poi osservatevi e osservate i vostri meeting: cosa vi rende e li rende produttivi? Quali elementi invece ostacolano il vostro benessere e quindi non creano le condizioni per lavorare al meglio? In questo modo sarà “un gioco da ragazzi” trovare le vostre regole e trasformarle in una buona abitudine a giovamento vostro e dei vostri colleghi.

Rachele Brescianini / Serena Vailati / Martina Grotto